Рабочие форматы: Ideation

ideationЧасто при проведении рабочих форматов перед вами встает задача «раскачать» людей, помочь им включиться в работу. На наших мероприятиях хорошо зарекомендовал себя формат группового мозгового штурма под названием Ideation.

Этот формат эффективен, когда нужно:

  • Разбить лед в общении, включить людей в работу и начать знакомить друг с другом
  • Помочь незнакомым людям разбиться на команды
  • Быстро и активно собрать обратную связь по идеям стартапов

Сложность формата в том, что для его максимальной эффективности вам понадобится заранее подготовить себе помощников — фасилитаторов, по одному на каждую команду. Про их роль и задачи я расскажу дальше.

Подготовка

В первую очередь вам нужно сформировать список стартапов, с которыми будут работать участники. Требования очень просты — общая вменяемость, умение внятно рассказать о себе и хотя бы базовое знание своей предметной области. Поэтому вы можете работать даже с «голыми идеями».

Минимум — четыре команды. Максимум зависит от ваших возможностей по помещению и количеству человек в команде. Общее правило такое – каждые 5-6 команд нужно выделять в отдельную обособленную группу и давать им отдельное помещение или зону.

Однажды мне пришлось работать с 6-ю группами по 5 команд, но это было сложно и я не рекомендую делать такие эксперименты, пока вы не получите достаточно опыта.

Если в вашем распоряжении есть большое open-space пространство, вы можете работать со всеми группами одновременно. Если у вас несколько помещений, то на каждую группу нужно выделить отдельного ведущего, который будет контролировать процесс и следить за временем.

Помещение и материалы

Как я писал выше, оптимальное помещение — это open-space со свободной расстановкой мебели и ровным полом (поточные аудитории и конференц-залы не подходят категорически). Можно использовать несколько небольших аудиторий, по одной для каждой группы из 5-6 стартапов.

Для каждой команды вам понадобится:

  • Стол или флип-чарт (1 на команду)
  • Листы от флип-чарта (1-2 на команду) или несколько листов А3 (4-5 на команду)
  • Клейкие квадратные листочки post-it (по 1 упаковке на стол)
  • 1-2 шариковые ручки на каждый стол

image026Фасилитаторы

Фасилитаторы – это люди помогающие командам оптимально выстроить процесс работы, а вам — эффективно проводить Ideation.

Подберите этих людей заранее. Идеально, если у них есть опыт построения командной работы и умение общаться с людьми. Соберите их перед мероприятием и расскажите о формате. Будет здорово, если вы сможете разбить их на 2-3 команды и «прогоните» Ideation один-два раза.

Во время упражнения фасилитаторы фиксируют все мысли и идеи, которые высказывают участники мозгового штурма. Вначале, пока команды не разогрелись, они могут подкидывать идеи и всячески стимулировать людей высказывать своим мысли. Также, они должны помогать команде решать проблемы в общении — вовлекать в работу «молчунов», ограничивать тех, говорит слишком много и не дает высказаться другим участникам. Также необходимо постоянно держать в голове цель дискуссии и возвращать команду к выполнению текущей задачи, не отвлекаясь на споры и пустые обсуждения.

Шпаргалка фасилитатора - Ideation, которую я обычно использую и раздайте им перед началом Ideation.

Расстановка столов

Перед началом мероприятия расставьте столы в несколько кругов по 5-6 столов в каждом. Уберите стулья – они создадут дополнительный хаос. Если вы все сделаете правильно, участникам Ideation-а сидеть будет некогда.

За каждым столом должны оказаться:

  1. Один фасилитатор
  2. Команда одного стартапа
  3. Если у вас есть люди, пришедшие без команд, равномерно распределите их между всеми столами.

Вот, как это выглядит:

Снимок экрана 2014-06-22 в 11.29.54

Начало работы

Вкратце расскажите всем участникам о формате и напомните правила мозгового штурма:

  • Каждый участник должен высказать как можно больше различных идей. Важно не качество излагаемых мыслей, а их количество.
  • Категорически запрещена всякая критика, иронические замечания или неодобрительные реплики.
  • Принимаются все идеи, даже самые абсурдные и непрактичные.
  • У идеи нет авторского права, каждый из участников может «ухватить» высказанную мысль, скомбинировать ее со своей собственной, дополнить или улучшить — и подать как новую идею.
  • Все идеи, возникающие по ходу сеанса мозговой атаки, обязательно записываются фасилитатором на клейкие листочки и приклеивается на большой лист.

Первый раунд

Первый раунд длится 15 минут. Сначала команда должна рассказать фасилитатору и присоединившимся участникам суть своего проекта. В ответ фасилитатор своими словами рассказывает команде, что делает их стартап. И если он правильно понял смысл — фиксирует в одном предложении в верхней части листа для записей.

После этого команда должна сформулировать 3-5 направлений, по которым будет проходить мозговой штурм. Обычно это сложные, проблемные вопросы, с которыми им приходит

ся сталкиваться в работе. Фасилитаор записывает каждое направление на отдельном листе А3 (или делит лист флип-чарта на несколько частей).

При выявлении проблемных областей соблюдайте несколько правил:487627_572737422747745_265407731_n

  • Часто, команды не видят корни проблемы, с которой они столкнулись. Например, с проблемой «наш продукт плохо продается» сложно что-то сделать. Но ее можно разложит на несколько направлений «какой еще аудитории и для каких целей может подойти наш продукт/технология?», «как нам понятнее объяснить потенциальным клиентам создаваемую нами ценность?» и т.д.
  • Помните — чем менее абстрактно и более конкретно вы формулируете предметные области, тем эффективнее пойдет процесс.
  • Другая проблема — слишком большой уход в отраслевую специфику и конкретику. На вопрос «как нам повысить конверсию трафика из Яндекс.Директа» нужно решать не мозговым штурмом, а привлекая профессионалов по контекстной рекламе.

Мозговой штурм

После того, как первые 15 минут закончились, все команды должны перейти по часовой стрелке за соседний стол в своей группе столов. Вначале могут возникнуть сложности — не все пойдут в правильном направлении, кто-то не захочет прерывать разговор и т.д. Задача ваших помощников — включиться в процесс и быстро провести ротацию команд.

image076

Фасилитаторы остаются на месте, за «своими» столами. Когда за их стол приходит следующая команда, фасилитатор рассказывает им, чем занимается проект и по каким направлениям нужно высказывать идеи. Обратите внимание, что "владельцы" проекта не остаются за столом, остается только фасилитатор.

На каждый этап мозгового штурма отводится всего 8 минут, поэтому критически важно как можно быстрее перейти к процессу генерации идей. Очень важно не дать командам втянуть себя в сеанс вопросов-ответов о проекте — фасилитатор видит проект впервые и просто не способен ответить на большинство вопросов.

Креативная сессия с каждой командой начинается «с нуля». Не нужно озвучивать идеи, высказанные предыдущей группой, иначе не останется времени на генерацию идей.

Каждую высказанную идею нужно записывать на отдельный клейкий листочек и размещать на лист, относящийся к направлению, к которому эта идея относится. Если две команды высказывают одну и ту-же идею — нужно записать идею-дубль и приклеить к первой. Если несколько человек не понимают что-то о стартапе, запишите их вопрос и наклейте отдельно от идей.

Завершение

Когда команды пройдут полный круг и вернутся за «свой» стол, нужно объявить сессию подведения итогов. На нее отводится 10 минут.

943702_572734786081342_2082913718_n

Фасилитатор рассказывает команде, какие идеи им предложили по каждому направлению. Команда обсуждает их и выбирает 3 идеи, наиболее перспективные и интересные с их точки зрения.

Когда 10 минут закончатся, от каждой команды внутрь круга из 5-6 столов выходит один человек(не фасилитатор) и озвучивает идеи, которые они выбрали.

На этом сессия Ideation-а заканчивается. Очень эффективно после сессии делать кофе-брейк, чтобы у участников было немного времени на нетворкинг, пока они разогреты.