Инсайты организатора или как проводить конференцию на 1000 человек играючи

Команда ФРИИ в этом году будет проводить уже пятый раз ежегодную конференцию Spb Startup Day, которая действительно стала ключевым событием для стартапов в Санкт-Петербурге.

За это время эволюционировал и формат, и мы как команда, но до сих пор это чудесное событие на 1000+ человек делает команда менее чем из 10 человек (не считая самого дня конференции, где, конечно же больше людей). В этом году мы решили поделиться накопленным опытом и нашими небанальными инсайтами.

Инсайт №1 - доверяй себе, но проверяй или как опыт мешает увидеть возможности

Два года конференция жила с 3 потоками выступлений от экспертов рынка, успешных предпринимателей и топов уже состоявшихся компаний в сфере ИТ.  И тут случилось неожиданное для меня - человека, который работал на тот момент на стартап рынке 5+ лет -  после второй конференции в 2015 году мои коллеги спросили: «А почему нет выступлений стартапов?». Я впала в ступор, ибо, во-первых, на Spb Startup Day есть экспертная сессия (это такие индивидуальные общения стартапов с экспертами), но это не главное. В основном, мне вспоминались бесконечные конкурсы стартапов и конкурсы питчей начала 2010-х и подступала тошнота: почему-то казалось, что все устали.

Мои коллеги меня уговорили, и в 2016 году мы сделали на главной сцене конкурс питчей стартапов с номинациями, голосованием зрителей и вот это все. И чтобы вы думали? Это стало бомбой и самым запоминающимся опытом зрителей, стартапов, экспертов. Кроме того, это помогло привлечь партнеров-спонсоров, которым нравился формат. Это было неожиданно (для меня как опытного организатора) и прекрасно.

В чем нюанс? Мы готовили очень тщательно стартапы: 2 тренинга по 5 часов, индивидуальные консультации, репетиции и это все ради 40-50 выступлений, каждое из которых длилось всего минуту (!). Мы очень тщательно готовили механики выбора победителей в номинациях и особенно тяжело выбирать победителя по мнению зрителей (мы продолжаем экспериментировать). Все это привело к успеху этого формата внутри конференции.

Более того, это действительно стало шоу и, если в первый год конкурса питчей на сцену всего лишь 🙂 выезжала машина, то в этом году (в 2017) одна из команд вывела живую корову.

Вот здесь можно посмотреть как это было в 2016 году, и вот здесь - конкурс питчей на Spb Startup Day 2017. И да, там правда была живая корова.

Инсайт №2 - не бойся продавать

Spb Startup Day всегда была бесплатной для участия конференции - нам, ФРИИ, важно вовлечь в стартап мир как можно больше людей, основателей бизнесов, желающих инвестировать и т.д. Для всех участников мы готовим контент, разнообразные специализированные форматы общения стартапы-эксперты, кофе-брейки и даже бесплатный для участников обед фигурировал на трех конференциях. В этом году мы приняли 2 сложных решения (технически и идейно сложных): во-первых, мы решили заменить бесплатный обед для участников на несколько фуд-траков, в которых люди должны были самостоятельно покупать еду. Более того, мы убрали обеденный перерыв из программы и главная сцена без перебоя выдавала выступления с 11 до 18. По обратной связи, участников все устроило :), а мы разгрузили себе бюджет на более важны штуки.

Во-вторых, у нас был вопрос, что делать с афтепати: звать всех был плохим вариантом. Звать только по приглашениям партнеров, основателей отобранных стартапов и инвесторов - неплохой вариант, но буду ведь те, кого мы не можем не учесть и те, кто узнают об афтепати уже в день конференции. В общем, оставалось много вопросов.

И мы рискнули, моя коллега и второй ключевой человек-организатор, Даша Кист, сделала регистрацию на афтепати платной, причем по достаточно высокой цене - потусоваться пару часов с избранными стоило 5 тысяч рублей. Расчёт был на то, что желающие с такой ценой сами по себе отпадут 🙂

Несмотря на то, что мы пригласили без оплаты на афтепати более 150 человек (инвесторы, основатели стартапов, эксперты. команда организаторов), неожиданно для нас мы окупили треть афтепати платными билетами, при этом сохранив кулуарность и отрезав случайных людей.

Инсайт №3 - автоматизируй все, что можешь, тогда останется время на главное

Конференция прошла хорошо, технических проблем было немного и мы их быстро решали, контент получился актуальным и все бы хорошо, если бы не моральное и нервное истощение команды организаторов после. Нашей ошибкой стало отсутствие единого инструмента, где бы фиксировались работы по такой большой конференции. Несмотря на то что команда людей, которая занималась конференции хотя бы несколько недель полный рабочий день, состояла всего из 4 людей (Даша Кист, Оля Фокина, я и человек из нашего подрядчика-агентства), вели переписки и синхронизировались мы в адском количестве инструментов - почта, телеграм, гуглодоки, звонки, личные встречи, все это в режиме жизни в как минимум в двух городах - Петербурге и Москве. При этом где-то был over контроль - несколько человек следило за процессом, а где-то никто. И это при заранее оговоренных и закрепленных зонах ответственности!  В общем, так себе история.

В итоге после конференции  мы были и довольны и мертвы одновременно. Сказалось еще то, я отпустила в отпуск перед конференцией - Дашу Кист, которая в паре со мной делает основную работу по концепту, формату и контенту конференции. В итоге она не просто работала в отпуске, но и нервничала, и я была постоянно на взводе из-за того, что она далеко, а не в Петербурге.

Моя новая гипотеза, что нужно все-таки заводить инструмент автоматизации именно задачек, в том числе на пересечении зон ответственности: во-первых, видеть текущую ситуацию и где проблемные зоны, во-вторых, не тратить время на перепроверки и ручную работу. Время в организации конференции нужно тратить на общение с участниками и партнерами!

Инсайт №4 - индивидуальный подход и честность - ключ к успеху в работе с партнерами

Все года проведения Spb Startup Day мы привлекаем партнеров, решаем их задачи, связанные со стартап миром, а они помогают нам закрыть часть расходов на организацию. В прошлые года нас поддерживали Yandex, Банк Санкт-Петербург, GS Group, Yota, Mail.ru Group и другие компании. Часть компаний поддерживают нас из года в год, хотя и непросто нам находить действительно настоящую взаимную ценность. В этом году я снова работала с партнерами, и Билайн, Банк Открытие и Газпром Нефть подарили мне потрясающий опыт.

Во-первых, семилетний опыт работы с большими компаниями, которые хотят что-то от стартап рынка, не снизил градус моего удивления тем, какие чудеса творит честность в работе с партнерами. Все компании, с которыми мы работаем, имеют свои представления о стартапах: о том, почему их компании может быть полезно партнером конференции, как какой-то из форматов/опций повлияет на результат и т.д. И даже когда я, как организатор, продавала пакет партнерства с опциями, я его сопоставляла с реальными потребностями (заранее снятыми, естественно, с партнера) и не украшала и не подгоняла. Да, всегда есть шанс того, что ты не продашь этот самый пакет и не получишь денег или услуг и классную компанию в партнерах. Более того, в этом году я сама отказалась от нескольких партнеров, когда поняла, что Spb Startup Day не решит поставленные компанией задачи действительно эффективно.  К тому же такой подход помогает избежать неправильный ожиданий и, в итоге, все счастливы - и мы и партнер.

Ну и банальная истина, которая еще раз подтвердилась в этом году - с каждым партнером нужно общаться не только честно, но и достаточное количество времени для четкого понимания с каждой стороны и индивидуально. Эти усилия вознаграждаются: партнер также вовлекается в организацию, подбирает лучших, а не промо спикеров, дает дополнительные плюшки, участвует правильным составом в мероприятии и, что тоже важно, дает потом честную обратную связь. Только такой подход приводит к долгосрочным отношениям. В общем, все также как и в личной жизни 🙂

Для тех, кто вдохновился, бонусом краткое атмосферное видео о конференции